Müşteri fiyat soruyor. Satış ekibi depoda ürün olduğunu düşünüyor; depo ise aynı ürünü başka bir sipariş için ayırmış. Teklif kabul edildiğinde başlayan teslimat tartışması, çoğu zaman teklif hazırlanırken görünmeyen bir bilgiden kaynaklanır.
Stok bağlantılı CRM planlarken amaç, satış ekibinin müşteriyi, teklifi ve satılabilir miktarı aynı iş akışı içinde değerlendirebilmesidir. Özellikle toptan satış, yedek parça ve üretim işletmelerinde ilk karar, hangi bilginin hangi sistemde tutulacağı ve ne zaman güncelleneceğidir.
Depodaki miktar ile satılabilir miktarı ayırın
Fiziksel olarak depoda bulunan her ürün yeni bir siparişe verilemeyebilir. Açık siparişler için ayrılan ürünler, kalite kontrolündeki parçalar veya hasarlı malzemeler toplam miktarın içinde durabilir. Yolda olan tedarik de henüz teslim edilebilir stok değildir. Stok sistemleri bu ayrımları farklı isimlerle yönetebilir; Shopify’ın resmi dokümantasyonunda da eldeki, kullanılabilir ve siparişe ayrılmış stok ayrı durumlar olarak tanımlanır. [1]
Basitleştirilmiş bir örnek düşünün: Depoda 40 adet ürün var. Bunun 12 adedi açık siparişe ayrılmış, 3 adedi kalite kontrolde. Başka kısıt olmadığı varsayımıyla yeni siparişler için 25 adet kalır. Bu bir müşteri sonucu değil, hesap mantığını göstermek için hazırlanmış örnektir. Kullandığınız sistemin kategorilerini inceleyin; aynı rezervasyonu iki kez düşmeyin.
Her ürün için ortak bir kayıt oluşturun
Satış ekibinin “kısa bağlantı parçası”, deponun “B-104” dediği ürün aynıysa bu eşleşme yazılıma açık biçimde tanımlanmalıdır. Ürün kodu, varyant, satış birimi ve depo bilgisi ortaklaştırılmadan kurulan bağlantı yanlış kaydı doğru hızda taşıyabilir.
İlk çalışmada en sık teklif verilen ürünlerden başlayın. Adet ile koli arasındaki dönüşümü, benzer ürünlerin ayrımını ve pasif ürünlerin durumunu kontrol edin. Ürün kartlarını kimin açacağına, fiyatları kimin değiştireceğine ve stok düzeltmelerini kimin onaylayacağına karar verin.
Teklif hazırlamak ile stok ayırmayı ayrı kurallara bağlayın
Gönderilen her teklif için stok ayırmak, henüz karar vermemiş müşteriler yüzünden ürünlerin gereksiz yere bloke olmasına yol açabilir. Hiç rezervasyon yapmamak ise aynı miktarın birden fazla müşteriye vaat edilmesi riskini artırır. İşletmenizin satış biçimine uygun bir kural belirleyin.
Örneğin normal teklifler stok ayırmadan hazırlanabilir; onaylanan siparişlerde veya yetkili kişinin uygun gördüğü özel tekliflerde süreli rezervasyon kullanılabilir. Bu bir yapılandırma önerisidir. Seçilecek yazılımın bu akışı destekleyip desteklemediği ayrıca test edilmelidir.
Rezervasyon varsa şu bilgiler görünür olmalı: ürün ve depo, ayrılan miktar, ilgili müşteri veya sipariş, sorumlu kişi ve sona erme zamanı. Teklif iptal edildiğinde ya da süre dolduğunda ne olacağını da tanımlayın. Stok yetersizse kısmi teslimat, alternatif ürün veya tedarik bekleme seçeneklerinden hangilerinin müşteriye sunulabileceğini netleştirin.
Bağlantının güncelliğini satış ekranında gösterin
“Entegre” ifadesi tek başına yeterli değildir. İki sistemin hangi bilgileri, hangi yönde ve ne sıklıkta aktaracağı proje kapsamında açık olmalıdır. Ürün ve stok bilgilerinin kaynağı mevcut stok programı olabilir; müşteri görüşmeleri ve teklif takibi CRM’de tutulabilir. Aynı alanın iki sistemde birden değiştirildiği durumlar için öncelik kuralı gerekir.
Satış temsilcisi miktarın yanında son başarılı güncelleme zamanını görebilmelidir. Bağlantı kesildiğinde eski miktar güncelmiş gibi sunulmamalı; uyarı ve manuel kontrol adımı bulunmalıdır. Özellikle aynı ürüne eş zamanlı sipariş geldiğinde, onay anında miktarı yeniden doğrulayan bir akış tasarlanmalıdır.
Bu nedenle entegrasyon teklifini yalnızca “bağlantı var mı?” sorusuyla değerlendirmeyin. Hangi kayıtların aktarıldığını, gecikmenin nasıl görüleceğini, hataların kim tarafından takip edileceğini ve tekrar denemelerin mükerrer kayıt oluşturmasını nasıl önleyeceğini sorun.
Müşteriye verilecek sözü tek yerde kaydedin
Teklifte ürün kodu, miktar, birim, fiyatın geçerlilik süresi ve teslimat koşulları açık olmalı. Stok durumu değişebiliyorsa teklif onayında hangi kontrolün yapılacağı yazılmalı. Kesinleşmemiş tedarik tarihini kesin teslimat sözüne dönüştürmeyin.
Revize teklifin önceki sürümü, müşterinin seçimi ve görüşmeyi takip eden kişi aynı kayıttan bulunabilirse ekip değişimlerinde bilgi kaybı azalabilir. Sistemi değerlendirirken yalnızca ekran sayısına değil, bir müşterinin talebinden siparişe kadar izlenebilen kayıt zincirine bakın.
Canlı kullanımdan önce altı senaryoyu deneyin
İki satış temsilcisi aynı ürün için aynı anda sipariş onaylamaya çalışıyor
Teklif hazırlandıktan sonra kullanılabilir stok düşüyor
Rezervasyon süresi doluyor veya müşteri siparişi iptal ediyor
Bağlantı kesiliyor ve satış ekranındaki stok bilgisi eski kalıyor
Koli olarak alınan ürün adet olarak satılıyor
Siparişin bir kısmı teslim ediliyor, kalan miktar daha sonra gönderiliyor
Her senaryoda beklenen sonucu önceden yazın. Kimin uyarılacağı, hangi işlemin durdurulacağı ve hangi kaydın değişeceği belli olsun. Kontrolü yalnızca yazılım ekibi yapmasın; satış ve depo sorumluları kendi günlük işlemleriyle denesin.
Başarıyı kendi başlangıç verinizle ölçün
İlk hedefi, örneğin teklif hazırlarken yapılan manuel stok sorgularını azaltmak olarak belirleyebilirsiniz. Teklif hazırlama süresi, stok yetersizliği nedeniyle revize edilen sipariş sayısı ve süresi dolduğu halde açık kalan rezervasyonlar izlenebilecek göstergelerdir.
Önce mevcut durumu ölçün, sonra benzer dönemleri karşılaştırın. Sonuçları etkileyen ürün çeşidi, sipariş yoğunluğu ve ekip değişikliklerini de not edin. Yazılımın sağlayacağı kazancı gerçek kullanım verisi oluşmadan kesin bir oranla ifade etmeyin.
İlk görüşmeye mevcut akışınızla gelin
CRM projesini somutlaştırmak için kullandığınız stok programının adını, depo sayısını, teklif hazırlayan kişi sayısını ve en sık yaşanan aksaklığı belirleyin. Gerçek müşteri bilgisi içermeyen örnek bir ürün kartı ve teklif şablonu da ihtiyacın anlaşılmasını kolaylaştırır.
ATU Bilişim’in CRM yazılımı hizmetini inceleyerek müşteri ve teklif takibi için başlangıç kapsamını değerlendirebilirsiniz. Stok bağlantısı ihtiyacınızı mevcut programınızla birlikte ele alalım; uygulanabilir kapsamı ve entegrasyon koşullarını netleştirelim.
CRM ve stok entegrasyonu ihtiyacınızı anlatın
Kaynak
[1] Shopify Help Center • Understanding inventory states • Erişim 2 Ekim 2026. Stok durumlarının ayrımı için birincil kaynak; bu yazı Shopify entegrasyonu taahhüdü içermez.